Zasady rezerwacji: potwierdzenie, zmiana, anulowanie

Oprócz umiejętności zarezerwowania pokoju hotelowego po angielsku przydatne bywają też inne wiadomości, dzięki którym wiadomo jakie są zasady zapewnienia sobie miejsca w wybranym hotelu.

Rezerwacji pokoju hotelowego można dokonać przez telefon, faksem, mailem, przy pomocy internetowego formularza czy przez Skypea. Posługując się jedną z tych metod wykonujemy pierwszy krok w kierunku zarezerwowania pokoju hotelowego. Natomiast dopóki nie dokona się potwierdzenia rezerwacji nie można mieć pewności, że pokój będzie na nas czekał. W tym momencie wiadomo, że aktualnie pokój jest wolny i można albo wpłacić zaliczkę, aby mieć pewność że będzie na nas czekał, albo zaryzykować czyli nic nie wpłacać i mieć nadzieje, że kiedy przyjedziemy do hotelu pokój wciąż będzie wolny. Oczywiście jeśli ktoś decyduje się na wynajęcie pokoju w hotelu z wyprzedzeniem dokonuje zwykle potwierdzenia rezerwacji i wpłaca wyznaczoną kwotę na hotelowe konto. Wysokość zaliczki może być różna w zależności od hotelu, ale często wynosi ona 30% kwoty, jaką w ogóle trzeba będzie zapłacić za pobyt w hotelu.

Kiedy zaliczka wpłynie na konto hotelu rezerwacja zostaje potwierdzona, czego dowodem jest odpowiedni voucher. Okazuje się go podczas meldowania po przyjeździe do hotelu. Można mieć wówczas całkowitą pewność, że pokój będzie na nas czekał w wyznaczonym terminie. Co natomiast jeśli okaże się, że nasze plany się zmieniają i przyjedziemy do hotelu na przykład 2 dni później? Oczywiście przede wszystkim trzeba powiadomić o tym hotel. To czy będziemy musieli w jakiś sposób opłacić dwie poprzednie doby będzie zależało od regulaminu danego hotelu. Również w przypadku anulowania rezerwacji może być różnie w zależności od obiektu. Często jest to zależne od tego na ile wcześnie damy znać o rezygnacji. Na przykład może być tak, że jeżeli poinformujemy hotel, że rezygnujemy z pokoju na miesiąc przed planowanym terminem przyjazdu to unikniemy opłaty za anulowanie i otrzymamy zwrot zaliczki. Jeśli jednak hotel zostanie poinformowany o zmianie planów kilka dni później zachowa część zaliczki. Istnieje taka możliwość, że jeżeli rezerwacja będzie odwołana mniej niż dwa tygodnie przed planowanym przyjazdem, to kara za anulowanie będzie równa wpłaconej zaliczce.